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分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
问题特征：是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。
地区特征：又称地理特征，指的是文件内容所涉及的地区，又指文件作者所在的地区。
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